L’ONBOARDING OU L’ART DE L’INTEGRATION

On se souvient toujours de la première heure passée dans sa nouvelle entreprise. 20% des nouveaux embauchés songent à partir dès le premier jour si l’intégration ne se passe pas comme prévu. Alors comment réaliser un onboarding réussi ?

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Premier jour dans votre nouveau job. Vous êtes à la fois stressé et excité de découvrir votre nouvel environnement de travail. Comprendre les missions et faire vos preuves rapidement : ces quelques mots résonnent en boucle dans votre tête. Ça y est : le moment tant attendu est arrivé. On vous accueille, vous fait visiter tous les services au pas de course et vous voilà devant votre bureau : le téléphone ne fonctionne pas, les mots de passe de l’ordinateur sont introuvables et vos nouveaux collègues daignent à peine lever les yeux pour vous saluer. Le soir, vous êtes soulagé de rentrer chez vous et faites tout pour ne pas penser au lendemain.

Et non, l’arrivée d’un employé dans l’entreprise n’est pas une chose à prendre à la légère : 20% des nouveaux embauchés songent à partir dès le premier jour si l’intégration ne se passe pas comme prévu. Alors quel impact l’onboarding peut-il avoir sur le futur collaborateur ?

Qu’est-ce que l’onboarding ?

On se souvient toujours de la première heure passée dans sa nouvelle entreprise, d’où l’importance de soigner l’intégration du petit nouveau. L’onboarding, littéralement « embarquement », désigne tous les processus d’accueil pouvant être mis en place pour le nouvel employé. Le but de cette démarche est d’accélérer sa prise de connaissance du domaine d’activité, du fonctionnement de l’entreprise, des valeurs qu’elle défend et surtout, des missions que le collaborateur devra effectuer sur le court et long terme. Si ce process d’intégration parait aussi important de nos jours, c’est que le chiffre du turn-over explose lorsque l’entreprise donne une mauvaise image à l’employé dès le premier jour. En plus d’un départ précipité du collaborateur, la valse des nouveaux entrants en démoralise plus d’un dans les bureaux. Ainsi, il est primordial de percevoir le temps d’intégration d’une nouvelle recrue comme un bon investissement à tous les niveaux plutôt que percevoir ceci comme des minutes perdues à ne pas faire monter le chiffre d’affaires. Alors, comment réaliser l’onboarding parfait ?

Les différentes étapes d’un Onboarding réussi

            OBJECTIF : AVANT INTÉGRATION

Transmettre les éléments concernant l’administratif avant l’arrivée de l’employé ou encore, réaliser un afterwork avant l’intégration dans l’entreprise. Cela permettra de rendre le jour J plus agréable en consacrant la journée à la définition des premières missions, à un pot d’accueil et à la visite des bureaux.

« On a eu un afterwork qui m’a permis d’arriver dans un contexte détendu, en enlevant toute barrière conventionnelle. Tu fais connaissance avec tes nouveaux collègues, c’est une bonne approche pour s’intégrer » (Johann, Consultant chez Co-Efficience)

              Actions possibles

  • Envoi d’un fascicule de bienvenue au nouvel employé dans lequel il pourra retrouver la présentation de l’entreprise, des clients, des employés, des services …
  • Présentation de son contrat de travail, sa fiche de poste, aperçu du règlement intérieur de l’entreprise …
  • Nom et statut du parrain qui le prendra en charge
  • Anticiper l’aspect matériel de l’intégration (portable, véhicule de fonction, badge…)

          OBJECTIF : LE JOUR J

Réussir la prise de contact et donc, favoriser les échanges entre le nouveau collaborateur et les employés de différents services. De surcroît, l’accompagner sur certains points pour qu’il soit plus à l’aise dans son nouvel environnement de travail.

« J’ai passé toute ma première journée avec Benjamin (Co-fondateur de Co-Efficience) qui m’a expliqué dans le détail tout ce que propose le cabinet, les projets qu’ils avaient en cours, toute la stratégie de communication … Cela m’a aidé à tout savoir sur l’entreprise dès mon premier jour en plus de formations sur les méthodes de travail qu’on applique en tant que consultant » (Diane, Consultante chez Co-Efficience)

            Actions possibles

  • Visite de l’entreprise et présentation des services
  • Pot d’accueil avec les autres collaborateurs
  • Présentation du parrain
  • Réunion avec la Direction
  • Présentation du poste de travail et des missions à réaliser
  • Cadeau de bienvenue

         OBJECTIF : APRES INTÉGRATION

Accompagner le collaborateur sur la durée, le fidéliser et faire le point au bout de 3, 6 et 12 mois.

« Il faut continuer à séduire le candidat pour qu’il reste, le fidéliser. Et ça passe par le onboarding. Ici, on fait des séminaires, des teambuilding, des afterworks : les relations se développent au-delà du contexte professionnel. Tout le monde n’a pas la possibilité de placer un filet de ping-pong sur la table de réunion ! » (Diane, Consultante chez Co-Efficience)

           Actions possibles

  • Au bout de quelques mois, proposer au nouvel arrivant un « rapport d’étonnement » : points forts et points faibles de son onboarding, proposition pour améliorer l’intégration …
  • Réunion avec hiérarchie tous les 3-5 mois pour faire un état de la situation
  • Après un an passé dans l’entreprise, proposer à l’employé de devenir parrain du prochain collaborateur
  • Organiser rapidement un teambuilding pour lier de potentiels liens avec les autres salariés

La nouvelle préoccupation des RH

L’onboarding apparaît aujourd’hui comme un sujet clé pour les RH. Il est devenu aussi important que le process de recrutement, et au même titre que le sourcing des candidats. Pourquoi ? Parce que cette démarche représente un vrai coup financier et que c’est une perte d’argent d’investir sur un candidat qui peut partir précipitamment à cause d’une mauvaise intégration. Les premières semaines, voire les premiers mois, doivent être à la hauteur des attentes du nouvel employé ; ceci passe d’abord par un onboarding réussi. Et si cette démarche d’intégration est devenue une nouvelle préoccupation pour les RH, c’est d’abord parce que les entreprises vivent actuellement une « guerre des talents » et qu’elles doivent fidéliser leurs nouvelles pépites au risque de les voir partir pour un concurrent : « Lorsque l’on regarde le marché actuel, il est clairement tendu. Aujourd’hui, ce n’est plus seulement l’entreprise qui fait son choix parmi les candidats, c’est aussi l’inverse. » (Johann, Consultant chez Co-Efficience). Rendre le lieu de travail agréable est donc un enjeu actuel, qui plus est avec les réseaux sociaux où les photos de bureaux où règnent la joie de vivre pullulent sur les feed Linkedin, Instagram et Facebook. Vous l’aurez compris, l’onboarding a totalement sa place dans les nouveaux enjeux managériaux :  il peut résoudre de multiples problématiques, et plus précisément, celle du turn-over, question d’actualité, notamment lorsque l’on aborde les envies de mobilité de la génération Y en entreprise.

Ce qu’il faut retenir

L’intégration du salarié est encore un sujet trop négligé en interne. Il est pourtant nécessaire de présenter la culture d’entreprise, les valeurs et les missions du poste au nouveau salarié, afin qu’il soit opérationnel et qu’il se sente à l’aise dans son environnement de travail. La plupart des entreprises connaissent l’importance de l’onboarding mais sous-estiment clairement le coût financier de la démarche. De nos jours, l’onboarding traditionnel laisse place à l’onboarding digital où les applications mobiles font office de premier aperçu de l’entreprise en proposant un accès à toutes les informations nécessaires qui aideront à l’intégration du nouvel employé. En bref, l’onboarding évolue mais garde la règle des 4 C en guise de fil conducteur : Conformité (contrat de travail signé, règlement interne donné), Clarification (définition exacte des missions, informations sur le fonctionnement de base de l’organisation), Culture (valeurs de l’entreprise) et Connexion (réseautage et rencontre des autres salariés déjà en poste). Et comme dirait l’autre : « Choisir, c’est offrir ». Alors choisissez d’investir sur l’onboarding, et vous offrirez au nouvel employé, l’envie de revenir le lendemain avec le sourire !

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